Privacy statement

Wie zijn wij?

Dit is het privacy statement van RGF Staffing the Netherlands B.V., RGF Staffing Shared Services the Netherlands B.V. en al onze  Nederlandse bedrijfsonderdelen die zich bezig houden met diensten op het gebied van arbeid en arbeidsbemiddeling (hierna ook aangeduid met “ons” of “wij”).

Wij maken onderdeel uit van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan.

Wanneer verwerken wij jouw informatie?

Voor welke doelen gebruiken wij jouw informatie?

Arbeidsbemiddeling en/of terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever

Wanneer je persoonsgegevens aan ons verstrekt voor (het aangegeven doel van) arbeidsbemiddeling dan worden je persoonsgegevens opgenomen in onze centrale databank. Dit gebeurt als je gericht solliciteert op een functie bij ons of een opdrachtgever van ons of wanneer je open solliciteert of je algemeen inschrijft om bemiddeld te worden naar werk. Opname in de centrale databank betekent dat de door jou verstrekte persoonsgegevens voor het doel van het vinden van en/of de bemiddeling naar (nieuw) werk kunnen worden gedeeld met al onze bedrijfsonderdelen die zich hiermee bezighouden. Je kunt dan door deze bedrijfsonderdelen worden benaderd met vacatures, die mogelijk interessant zijn voor jou, ook als je hebt gesolliciteerd op een specifieke vacature.

Je gegevens kunnen worden gebruikt om:

• een arbeidsbemiddelingsrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en je te bemiddelen naar werk bij onze opdrachtgevers;
• je persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen en te stimuleren, bijvoorbeeld door opleidingen en trainingen;
• je geschiktheid voor een functie of opdracht te kunnen beoordelen;
• je in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
• je ter beschikking te stellen aan en werkzaamheden te laten verrichten voor onze opdrachtgevers;
• met jou een overeenkomst van opdracht, uitzend-/detacheringsovereenkomst, arbeidsovereenkomst of andersoortige overeenkomst te sluiten;
• uitvoering te kunnen geven aan de met jou gesloten overeenkomst;
• een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren;
• onze re-integratieverplichtingen na te komen;
• je toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web- en mijnomgevingen en (self service) portals;
• te beoordelen of je voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
• te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.

Behandeling sollicitaties functies hoofdkantoor RGF Staffing

Wanneer je solliciteert op een functie/vacature op het hoofdkantoor van RGF Staffing dan worden je gegevens gebruikt om:

• met jou in contact te treden en contact te onderhouden over je sollicitatie;
• je geschiktheid voor de functie of opdracht waarop je hebt gesolliciteerd te kunnen beoordelen;
• je toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web-omgevingen, (self service) portals.

Het aangaan van een zakelijke relatie

Je gegevens worden gebruikt om:

Ook kunnen wij je persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden gebruiken:

• om uitvoering te geven aan de door jou - via de website - gevraagde dienstverlening, je gebruik te laten maken van onze - online - HR tools en je deel te laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren;
• voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, het doen van data analyses, bijhouden van statistieken, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop) en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid;
• naleving van of onderzoek naar (vermoedelijke) overtreding van overeengekomen afspraken, interne beleidsregels/instructies en/of wet- en regelgeving;
• om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
• om je te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur) en om je aanbiedingen te kunnen doen, tenzij door jou wordt aangegeven dat je geen prijs stelt hierop. Een dergelijk verzoek kun je richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming op de wijze als nader aangegeven onder ‘Contact’ hierna.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Het is noodzakelijk dat je ons persoonsgegevens verstrekt (welke per situatie en doel kunnen verschillen), omdat wij anders geen contract met je aan kunnen gaan en/of geen uitvoering kunnen geven aan de door jou gevraagde dienstverlening.

Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat je voor ons hebt gewerkt)

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) en initialen
• Emailadres, telefoonnummer en eventuele andere contactgegevens
• Titel, geslacht
• Geboortedatum
• (Wens)functie
• Curriculum vitae (CV), werkervaring, talen, opleiding- en scholingsgegevens (certificaten en diploma’s)
• Foto (indien je hiervoor separaat en uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven)
• BSN om na te gaan of je bent opgenomen in het doelgroepregister UWV
• Doelgroepstatus/doelgroepverklaring (indien van toepassing)
• Screeningsinformatie, waaronder VOG, getuigschriften, referenties
• Gewenst salaris
• Beschikbaarheid (aantal uren per week en welke dagen van de week)
• Reisafstand bereidbaarheid
• Rijbewijs ja/nee
• Type ID bewijs en documentnummer (indien verwerkt bij de inschrijving)
• NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer ouder/verzorger als je jonger bent dan 16 jaar
• Andere door jou in het kader van de arbeidsbemiddeling verstrekte gegevens
• Wanneer aan jou een gebruikersnaam en wachtwoord is verstrekt om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en mijnomgevingen en/of (self service) portals worden deze gegevens eveneens door ons verwerkt.

Bij behandeling sollicitaties functies hoofdkantoor RGF Staffing

NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)

Wanneer je werkt of gaat werken via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever)

De hiervoor bij ‘arbeidsbemiddeling’ genoemde gegevens

• Nationaliteit, burgerlijke staat 
• Bankrekeningnummer
• Personeelsnummer
• Polis- of klantnummer zorgverzekeraar
• BSN, type ID bewijs en documentnummer
• kopie ID-bewijs, kopie werkvergunning, kopie verblijfsvergunning (voor zover bij wet- en/of regelgeving voorgeschreven)
• Doelgroepinformatie/doelgroepverklaring (indien van toepassing)
• Screeningsinformatie, inclusief VOG, getuigschriften, referenties
• Beoordelingsgegevens en gegevens met betrekking tot loopbaanbegeleiding
• Gegevens betreffende de functie of voormalige functies
• Dienstverbandgegevens
• Gegevens met betrekking tot arbeidsvoorwaarden en de uitvoering ervan
• Gegevens van gezinsleden waar noodzakelijk met het oog op de overeengekomen arbeidsvoorwaarden
• Aanwezigheidsadministratie (in verband met onder andere verlof en verzuim)
• Re-integratiedossiers
• Gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te verkrijgen tot onze besloten web- en mijnomgevingen, (self service) portals en/of ons intranet
• Andere informatie benodigd voor de uitvoering van jouw dienstverband, opdracht, overeenkomst en/of werkzaamheden.

Je bent een zakelijke relatie

Zakelijke contactgegevens

Grondslagen van verwerking persoonsgegevens

Persoonsgegevens verwerken wij op de volgende rechtsgronden:

Beveiliging van jouw informatie

Wij spannen ons tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van RGF Staffing, die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.

Hoe delen wij jouw informatie?

Jouw persoonsgegevens delen wij binnen ons bedrijf met andere bedrijfsonderdelen voor het uitvoeren van de doelen omschreven in dit privacy statement.

Bij arbeidsbemiddeling worden je persoonsgegevens opgenomen in onze centrale databank en hebben de medewerkers van ons bedrijf die zich bezighouden met arbeidsbemiddeling toegang tot jouw persoonsgegevens.

Wij zijn onderdeel van Recruit Holdings Co. Ltd, gevestigd te Japan, hierna: Recruit. Je persoonsgegevens kunnen, in beperkte mate, worden gedeeld met Recruit voor legitieme bedrijfsprocessen en activiteiten, waaronder managementanalyses, het afgeven van prognoses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles, bedrijfstransacties (samenwerkingsverbanden, koop/verkoop). De Europese Commissie heeft het adequaatheidsbesluit met betrekking tot Japan vastgesteld. Dit betekent dat Japan een gelijkwaardig beschermingsniveau hanteert voor persoonsgegevens als onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Voor meer informatie hierover kun je contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

Buiten onze onderneming

Wij delen je persoonsgegevens met externe partijen om de overeenkomst die wij met jou zijn aangegaan uit te voeren. Zo worden bij arbeidsbemiddeling je persoonsgegevens verstrekt aan potentiele opdrachtgevers. Ga je bij of voor ons werken of werk je al bij of voor ons, dan verstrekken wij je persoonsgegevens aan externe partijen waar dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (waaronder arbeidsovereenkomst en/of opdrachtovereenkomst), die wij met je zijn aangegaan (bijvoorbeeld opleidingsinstanties, pensioenuitvoerder, UWV).

Wij maken daarnaast gebruik van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (waaronder zogenaamde verwerkers) die op ons verzoek specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie jouw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Enkele voorbeelden:

• er wordt gebruikt gemaakt van externe hosting providers, waaronder cloud providers voor de opslag, het beheer van uw gegevens;
• er wordt gebruik gemaakt van externe partijen met applicaties/tools waaronder op het gebied van recruitment-/assessments, arbeidsbemiddeling, personeelsmanagement en klantbeheer;
• andere specifieke taken die zijn uitbesteed betreffen onder meer verzuimbegeleiding, IT ondersteuning en facility management;
• er vindt inschakeling van externe adviseurs en consultants plaats.

Enkele van de externe bedrijven waarmee wij werken en die in beperkte mate persoonsgegevens verwerken zijn gevestigd buiten Europa. Dit betreffen:

• Solid Online - gevestigd in Nederland met een 2e lijns ondersteunende helpdesk functie in India.
• Blackline – een ondersteunende helpdesk functie gevestigd in de Verenigde Staten

Voor meer informatie over deze partijen en/of om een kopie van de EU modelcontracten te raadplegen, kun je contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

Wij verstrekken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor deze externe partijen om hun werkzaamheden te doen.

Ook verstrekken wij jouw persoonsgegevens aan externe partijen, zoals politie en overheidsinstellingen indien wij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, door middel van een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis zijn gerechtigd of worden verplicht of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Hoelang bewaren wij jouw gegevens?

Jouw persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig wet- en regelgeving en voor zolang noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld.

Bij arbeidsbemiddeling (zonder dat u voor ons heeft gewerkt) worden jouwpersoonsgegevens tot 2 jaar na het laatste contact met jou door ons bewaard.

Als je werkt of hebt gewerkt via ons (terbeschikkingstelling bij een opdrachtgever) dan hanteren we verschillende bewaartermijnen.

• Arbeidsbemiddelingsgegevens, sollicitatiegegevens, screeningsinformatie, beoordelingsgegevens bewaren we tot 2 jaar na het eindigen van je uitzend-/arbeidsovereenkomst.
• Kopie ID bewijs, tewerkstellingsvergunningen inclusief aanverwante documenten en loonheffingsverklaringen bewaren we gedurende 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding.
• Re-integratiedossiers bewaren we gedurende 2 jaar na het eindigen van de uitzend-/arbeidsovereenkomst. Indien er sprake is van eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet (ZW) geldt een bewaartermijn van 5 jaar na laatste handeling aan het dossier. Indien sprake is van eigenrisicodragerschap WGA geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
• Pensioeninformatie bewaren we gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde.
• Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn (zoals uitzendovereenkomsten/ arbeidsovereenkomsten, opleidingsafspraken, loonadministratie/gegevens, verklaringen inzake subsidies) bewaren we gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde.

Ben je een (potentieel) zakelijke relatie dan worden de navolgende termijnen gehanteerd.

• Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn en/of onderdeel uitmaken van de civiele administratieve bewaarplicht die wij als onderneming hebben (zoals overeenkomsten, opdrachtbevestigingen, 6 componentenbrieven, inkoopopdrachten) bewaren we gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde.
• (Overige) contactinformatie bewaren we tot 2 jaar na het laatste contact.

Van de hier genoemde termijnen kan door ons worden afgeweken waar noodzakelijk (bijvoorbeeld bij claims) en/of met het oog op een (afwijkende) wettelijke verplichting.

Geautomatiseerde besluitvorming

Dit doen wij om op een zo efficiënt mogelijke manier vacatures in te vullen. De beoordeling van geschiktheid vindt objectief plaats.

Hoe werkt dit? Als je bemiddeld wil worden naar werk/een specifieke vacature, ontvangen wij van jou informatie, zodat wij kunnen beoordelen of je geschikt bent voor een bepaalde functie. Op basis van deze informatie wordt aan de hand van de objectieve vereisten voor een specifieke functie geautomatiseerd beoordeeld in hoeverre je geschikt bent voor de betreffende functie. Vervolgens zullen onze medewerkers deze uitkomsten bekijken en beoordelen of je ook daadwerkelijk past op de betreffende functie.

Er vinden interne controles plaats om te borgen dat de geautomatiseerde besluitvorming correct en objectief plaatsvindt, zodat we er zeker van zijn dat iedereen gelijk wordt behandeld en er niet wordt gediscrimineerd.

Als je je niet kan vinden in de wijze waarop wij gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming, als je hiertegen bezwaar hebt of verdere uitleg wil ontvangen, neem dan contact op met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

Wat zijn je rechten?

Je kunt ons op elk gewenst moment vragen om inzage in jouw persoonsgegevens of om het wijzigen, aanvullen of verwijderen ervan.

Wanneer je beschikt over een eigen omgeving in het Privacy Portal dan kun je mogelijk ook zelf je persoonsgegevens (gedeeltelijk) wijzigen, aanvullen, verwijderen of overdragen. Het Privacy Portal is te benaderen via een link onderaan iedere website van onze bedrijfsonderdelen.

Recht van bezwaar

Ook met bezwaren over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan en/of indien je geen informatie (meer) van ons wenst te ontvangen over onze dienstverlening, aanbiedingen en/of overige activiteiten kun je contact met ons opnemen.

Jouw verzoeken en/of bezwaren kun je richten aan onze Functionaris voor de Gegevensbescherming, zie hiervoor de gegevens onder ‘Contact’.

Bij vragen, opmerkingen en klachten

Je hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

P.J. Oudweg 61, 1314 CK Almere

Aanpassingen privacy statement